Os Arquivos devem atender às demandas do próprio Estado na tomada de decisões político-administrativas. Igualmente precisam satisfazer aos cidadãos em busca de provas para defesa de seus direitos. Além, é claro, de facilitar o acesso às informações, auxiliar na produção de conhecimento acadêmico.

Os Arquivos são constituídos como condição primeira de registros das ações administrativas do Estado ou do Poder Público. Assim, lhes servem de elementos de prova e informação na comprovação de direitos. Cumprindo sua missão institucional ou legal.

Existem, portanto, primeiramente para atender à Governança por meio da gestão. E findo o trâmite e o processo administrativo, para embasar a produção de conhecimento, atendendo, portanto, ao campo do Legado.

Os Arquivos Públicos têm legitimamente uma missão híbrida: precisam empreender, no Governo, programas de gestão de documentos, viés da Governança. Possibilitando o controle sobre a massa documental produzida, autorizando os descartes legalmente permitidos e fomentando a transferência da parcela de caráter permanente aos seus depósitos, como órgão central.

Devem estar envolvidos na construção de políticas de transparência, de dados abertos, da composição de processos administrativos eletrônicos, das políticas de "governo sem papel", bem como, garantindo o acesso sem negligenciar o tratamento, a preservação, a transferência de suporte e a disseminação de fontes de interesse para a História e para a defesa de direitos de cidadania, viés Social.

De um lado, conservando o seu papel histórico e socialmente destinado, o AGCRJ tem como função o recolhimento, a preservação e a organização dos fundos documentais produzidos pelo governo no âmbito municipal, além dos arquivos privados em depósito. Essas etapas são fundamentais para que os documentos possam cumprir suas funções informativas e/ou probatórias. Nesse sentido, ampliando o diálogo com o conjunto da Prefeitura do Rio, o AGCRJ tem implementado ações primordiais para instituir uma Política de Gestão Documental nos órgãos da municipalidade carioca.

Coadunando-se com a ampliação do acesso e a transparência das ações de Estado, nos exemplos acima descritos, há a instituição da Lei de Acesso à Informação (LAI) – Lei Federal nº 12.527/2011 –, no mesmo dia em que se constituiu a Comissão Nacional da Verdade. A LAI, que regulamenta o direito à informação pública expresso na Constituição Federal de 1988, deveria permitir que os Arquivos, ao instituírem suas missões, possibilitassem a transparência em sua administração.