RESTRIÇÕES DE ACESSO À DOCUMENTAÇÃO

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, artigo 23, parágrafos 1º e 3º, estabelece restrições de acesso a documentos públicos e privados, quando sua divulgação constitua violação da privacidade, da honra ou da imagem das pessoas. Esses documentos enquadram-se na categoria de sigilosos e estão resguardados por tabelas de periodicidade e formas de acesso restritas. Os demais documentos enquadram-se em diversas categorias de acesso, determinadas por critérios técnicos.

Assim, obedecendo às restrições legais ou a critérios técnicos, no momento em que o usuário solicitar um documento para consulta, ser-lhe-á informada a categoria a que esse documento pertence e se há, ou não, restrições legais ou técnicas de acesso ao mesmo.

As restrições técnicas de acesso a determinado documento ou conjunto de documentos são determinadas pelo seu estado de conservação ou pela fase de tratamento técnico em que se encontra, no momento em que for feita a solicitação para a consulta.

Há restrições e até interdições de acesso a documentos em precário estado de conservação ou que estejam em fase de organização ou de tratamento técnico.

NORMAS DE ACESSO À DOCUMENTAÇÃO

Essas normas são estabelecidas segundo critérios aceitos internacionalmente e visam a garantir a preservação da documentação e a proteção dos direitos individuais dos cidadãos, como determinam as leis e a própria Constituição Federal.

Antes de iniciar a pesquisa, o usuário pode marcar uma entrevista com o técnico responsável pelo atendimento ao público nos diversos setores do órgão. Tal procedimento é útil, em caso de levantamentos de grandes volumes de documentos ou, ainda, quando se tratar de assuntos muito específicos. As equipes técnicas estão preparadas para colaborar e esclarecer qualquer questão relativa ao acervo sob sua custódia.

A maior parte da documentação está acessível para a consulta imediata. O usuário pode consultar a documentação, copiá-la ou fazer anotações que lhe interessem mediante o uso de papel e de lápis. Não é permitido o uso de canetas de qualquer tipo, durante a consulta à documentação. O uso de notebook somente é permitido ao usuário para copiar documentos no Serviço de Documentação Escrita e no Serviço de Biblioteca.